Об утверждении Административного регламента по исполнению муниципальным архивом администрации городского округа Прохладный муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций

Постановление Местной администрации городского округа Прохладный КБР от 25.02.2010 N 143

Документ по состоянию на январь 2016 года
В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", ст. 17 Устава городского округа Прохладный КБР и на основании Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденных Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 21 сентября 2006 года N 265-ПП, постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент об утверждении административного регламента по исполнению муниципальным архивом администрации городского округа Прохладный муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций (приложение N 1).
2. Опубликовать настоящее Постановление в газете "Вести Прохладного".
3. Контроль исполнения настоящего Постановления возложить на управляющего делами администрации городского округа Прохладный КБР Крутикова О.И.
4. Настоящее Постановление вступает в силу с момента его подписания.

Глава администрации Ю.ПАРХОМЕНКО

Приложение N 1 к Постановлению Местной администрации городского округа Прохладный КБР от 25 февраля 2010 г. N 143

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ПО ИСПОЛНЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНЫМ АРХИВОМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ПРОХЛАДНЫЙ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ


1. Общие положения

1.1. Административный регламент по исполнению муниципальным архивом администрации городского округа Прохладный муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций разработан в целях повышения качества исполнения и доступности муниципальной функции, определяет требования к порядку исполнения муниципальной функции, сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок контроля, обжалования действий (бездействия) должностных лиц администрации, ответственных за организацию исполнения и исполнение запросов граждан и организаций.
1.2. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25 декабря 1993 г. N 237);
- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 08 05.2006, N 19, ст. 2060),
- Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (ст. 26, "Собрание законодательства Российской Федерации", 06.10 2003, N 40, ст. 4673);
- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 26, "Собрание законодательства Российской Федерации", 22.10.2004, N 43, ст. 4169);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, рег. N 9059);
- Уставом городского округа Прохладный КБР, принят Решением Совета местного самоуправления городского округа Прохладный КБР от 13 сентября 2007 года N 68/1, зарегистрирован 30 октября 2007 года N Ru073030002007001 (ст. 17, "Прохладненские известия", 12 декабря 2007 года, N 133 - 135 (10038-40);
- "Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемыми архивными учреждениями Российской Федерации" (Федеральное архивное агентство Российской Федерации, 2005 г.),
1.3. В настоящем Административном регламенте по исполнению муниципальным архивом администрации городского округа Прохладный муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций используются следующие сокращения:
- администрация городского округа Прохладный - администрация;
- глава администрации городского округа Прохладный - глава администрации;
- Административный регламент по исполнению муниципальным архивом администрации городского округа Прохладный муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций - Административный регламент;
- Управляющий делами администрации городского округа Прохладный - Управляющий делами;
- муниципальный архив администрации городского округа Прохладный - муниципальный архив;
- отдел информационно-аналитического и правового обеспечения администрации городского округа Прохладный - отдел информационно-аналитического и правового обеспечения;
- муниципальная функция по исполнению муниципальным архивом администрации городского округа Прохладный запросов граждан и организаций - муниципальная функция;
- государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации, - пользователь архивными документами.
1.4. Исполнение муниципальной функции осуществляет муниципальный архив.

2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

2.1. Порядок информирования по процедуре исполнения муниципальной функции.
2.1.1. Информация по процедуре исполнения муниципальной функции предоставляется:
- непосредственно в муниципальном архиве;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личных обращениях.
2.1.2. По письменным обращениям о порядке исполнения запросов пользователей архивными документами, поступившим в администрацию городского округа, ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.
2.1.3. По обращениям, поступившим в муниципальный архив по каналам телефонной связи, работники муниципального архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов пользователей архивными документами.
Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.
2.1.4. По обращениям, поступившим по электронной почте, ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.
2.1.5. Информирование (консультирование) по процедуре исполнения муниципальной функции осуществляют работники муниципального архива в соответствии с должностными инструкциями в рабочие дни без предварительной записи.
2.1.6. Время ожидания в очереди для получения информации по процедуре исполнения муниципальной функции от работников муниципального архива при личном обращении пользователя архивными документами не должно превышать 20 минут.
2.1.7. Письменные обращения пользователей архивными документами о порядке исполнения муниципальной функции рассматриваются работниками муниципального архива в срок, не превышающий 30 дней с момента получения письменного обращения.
2.1.8. При устных обращениях и ответах на телефонные звонки работники муниципального архива подробно, четко и в вежливой (корректной) форме информируют (консультируют) обратившихся по интересующим их вопросам.
2.1.9. На информационном стенде, располагающемся в хорошо просматриваемом месте приемного помещения, размещаются:
- график работы муниципального архива, дни и часы, установленные для личного приема граждан и представителей организаций;
- фамилии, имена, отчества, должности работников муниципального архива, осуществляющих прием и информирование граждан и представителей организаций;
- номера телефонов муниципального архива, адрес электронной почты администрации городского округа;
- формы заявлений на получение информации из информационных ресурсов муниципального архива и образцы их заполнения;
- основания для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной функции.

2.3. Срок исполнения муниципальной функции.
2.3.1. Запросы пользователей архивными документами исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях работниками муниципального архива срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
2.3.2. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, муниципальный архив рассматривает в первоочередном порядке или в согласованные с ними сроки.
При необходимости проведения объемной работы по поиску необходимых для их исполнения архивных документов, муниципальный архив письменно извещает пользователей о промежуточных результатах работы.
2.3.3. Срок исполнения запросов социально-правового характера (связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации) не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
Этот срок при необходимости может быть продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя архивными документами.
2.3.4. Работники муниципального архива вправе устанавливать сокращенные сроки исполнения запросов социально-правового характера.
2.3.5. Срок исправления технических ошибок, допущенных работником муниципального архива при исполнении муниципальной функции, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в тексте информационного документа, подготовленного по результатам исполнения запроса.
2.4. Описание результатов исполнения муниципальной функции.
2.4.1. Результатом исполнения муниципальной функции являются:
2.4.1.1. Информационное обеспечение пользователя архивными документами в соответствии с его запросом посредством предоставления ему информационных продуктов, созданных муниципальным архивом в результате исполнения муниципальной функции на бумажном носителе:
- архивная справка - документ муниципального архива, составленный на общем бланке администрации городского округа, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная выписка - документ муниципального архива, составленный на общем бланке администрации городского округа, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения того архивного документа, составленная машинописным способом на общем бланке администрации городского округа;
- копия архивного документа - документ муниципального архива, изготовленный по заказу пользователя архивными документами посредством ксерокопирования, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;
- информационное письмо - письмо, составленное на бланке администрации городского округа по запросу пользователя архивными документами, содержащее информацию о хранящихся в муниципальном архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для использования на территории Российской Федерации, предназначенные для направления за рубеж, подписываются главой администрации и ведущим специалистом муниципального архива, заверяются гербовой печатью администрации городского округа.
Информационное письмо подписывается работниками муниципального архива.
Копия архивного документа заверяется управляющим делами и заверяется гербовой печатью администрации городского округа.
2.5. Потребители результатов исполнения муниципальной функции.
Основания для исполнения муниципальной функции.
2.5.1. Потребителями результатов исполнения муниципальной функции являются:
граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, российские и иностранные юридические лица, международные организации, государственные органы и органы местного самоуправления.
От имени физических лиц заявления о выдаче муниципальным архивом документов, подготовленных по результатам исполнения их запроса, могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.
От имени юридических лиц заявления могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности.
2.5.2. Основанием для исполнения муниципальной функции является письменный запрос (заявление) в адрес администрации городского округа или муниципального архива.
2.5.3. Заявитель направляет по почте, передает по электронной почте или предоставляет во время личного приема документы, имеющие непосредственное к нему отношение, оформленные в установленном настоящим Административным регламентом порядке и необходимые для поиска запрашиваемой информации.
2.5.4. Запросы, поступающие в муниципальный архив от физических лиц, должны содержать:
Направленные по почте:
- фамилию, имя, отчество, почтовый адрес места жительства;
- наименование темы (вопроса) и хронологию запрашиваемой информации;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются иные документы (в копиях).
Предоставленные во время личного приема:
- письменное заявление по установленному образцу (приложение N 1 к Административному регламенту);
- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);
- копию трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с пенсионным законодательством Российской Федерации);
- другие документы, предоставление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.5.5. Запросы, поступающие от юридических лиц по почте и во время личного приема, должны содержать:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса;
- другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.
2.5.6. Запросы, поступающие по электронной почте (Интернет-обращения), должны содержать:
- наименование органа местного самоуправления - администрация городского округа (муниципальный архив) или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому он направлен;
- тему (вопрос) и хронологию запрашиваемой информации;
- дату отправления обращения:
- почтовый адрес места жительства;
- электронный адрес;
- наименование вида информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.
2.6. Организация и ведение приема.
2.6.1. Прием пользователей архивными документами ведется в порядке живой очереди без предварительной записи в установленные дни и часы приема.
2.6.2. Непосредственную организацию приема осуществляют работники муниципального архива.
2.6.3. Работники муниципального архива в ходе личного приема оказывают пользователям архивными документами информационно-консультативную помощь.
2.6.4. Работники муниципального архива обеспечиваются настольными табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
2.7. Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления муниципальной функции.
2.7.1. Помещения, выделенные для исполнения муниципальной функции, должны соответствовать санитарно-гигиеническим правилам и нормативам.
2.7.2. В местах ожидания личного приема должна размещаться следующая информация;
- полное наименование муниципального архива;
- режим работы муниципального архива;
- формы документов для заполнения и образцы их заполнения;
- адреса центральных архивных учреждений Кабардино-Балкарской Республики.
2.7.3. Помещения, предназначенные для исполнения муниципальной функции, обозначаются табличками с указанием номера кабинета, названия структурного подразделения.
2.7.4. Рабочие места работников, осуществляющих исполнение запросов граждан и организаций, оборудуются телефонами, средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме обеспечить исполнение муниципальной функции.
2.7.5. Места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями и столами для возможности заполнения анкет-заявлений и иных форм документов.
2.8. Основания для приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной функции.
2.8.1. Основанием для приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной функции являются:
- волеизъявление пользователя архивными документами, выраженное в письменной форме, об отзыве заявления о предоставлении информации;
- отсутствие письменного запроса заявителя о предоставлении запрашиваемой информации, предусмотренного разделом 2.5. Административного регламента;
- запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме (существу вопроса), хронологии запрашиваемой информации;
- запрос, не относящийся к составу хранящихся в муниципальном архиве архивных документов;
- отсутствие в запросе или Интернет-обращении фамилии, почтового адреса или соответственно электронного адреса заявителя;
- текст письменного запроса не поддается прочтению.
2.8.2. Ответ с указанием причин приостановления исполнения или отказе в исполнении муниципальной функции вручается:
- при личном обращении по требованию заявителя решение о приостановлении исполнения или об отказа в исполнении муниципальной функции оформляется и выдается заявителю в письменном виде в день обращения;
- при обращении заявителя по почте или при поступлении Интернет-обращения мотивированное решение о приостановлении исполнения или об отказе исполнения муниципальной функции оформляется в течение 5 дней и направляется по почте заявителю или соответственно на адрес электронной почты заявителя.
2.9. Другие положения, характеризующие требования к исполнению муниципальной функции.
Запросы граждан и организаций, поступившие в администрацию городского округа, исполняются муниципальным архивом безвозмездно.

3. Режим работы и график приема

3.1. Режим работы муниципального архива регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка местной администрации района.
Понедельник - с 9.00 до 18.00.
Вторник - с 9.00 до 18.00.
Среда - с 9 00 до 18.00.
Четверг - с 9 00 до 18.00.
Пятница - с 9.00 до 18.00.
Суббота - выходной.
Воскресенье - выходной.
Перерыв - с 13.00 до 14.00.
Приемные дни для пользователей архивными документами: вторник - четверг с 9.00 до 13.00. С 14.00 до 18.00 - работа с документами.
3.2. Местонахождение муниципального архива и почтовый адрес для направления документов и обращений:
361010, КБР, г. Прохладный, ул. Гагарина, 47. Телефоны для справок: (8-86631) 4-16-93. Факс (8-86631) 7-14-79. Электронный адрес: prohladniy@list.ru.

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных действий (процедур).
3.1.1. Исполнение муниципальной функции включает в себя административные процедуры, выполняемые в следующей последовательности:
- прием, первичная обработка и регистрация письменных запросов пользователей архивными документами;
- принятие решения о начале административных процедур по исполнению запроса, приостановлении исполнения или об отказе в его исполнении;
- анализ тематики поступивших запросов и подготовка информационного документа, являющегося результатом исполнения муниципальной функции по рассмотрению запросов пользователей архивными документами;
- предоставление справочной информации о ходе исполнения запроса пользователя архивными документами;
- выдача (при личном обращении пользователя архивными документами в муниципальный архив) или отправка пользователю архивными документами по почте документов, подготовленных муниципальным архивом по результатам исполнения его запроса.
3.2. Прием, первичная обработка и регистрация письменных запросов пользователей архивными документами.
3.2.1. Основанием для начала исполнения муниципальной функции является личное обращение пользователя архивными документами в администрацию городского округа или непосредственно в муниципальный архив.
3.2.2. Запрос может быть доставлен непосредственно пользователем архивными документами, поступить по почте, по факсу, по электронной почте.
3.2.3. Запросы пользователей архивными документами, адресованные администрации городского округа или руководителям администрации городского округа и присланные по почте, поступившие по факсу, а также документы, связанные с их исполнением, поступают в отдел служебной корреспонденции.
3.2.4. Работник отдела служебной корреспонденции, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов;
- прикладывает впереди письма, поступившие с обращением документы (паспорта, трудовые книжки, доверенности и другие подобные документы), а также прилагает конверт, в котором поступил запрос.
3.2.5. После первичной обработки документов в отделе служебной корреспонденции:
3.2.5.1. Запросы граждан - пользователей архивными документами и все связанные с их исполнением документы передаются под расписку в отдел по работе с обращениями граждан, где они регистрируются, аннотируются и направляются в муниципальный архив на рассмотрение и исполнение.
В муниципальном архиве запросы граждан - пользователей архивными документами, поступившие из отдела по работе с обращениями граждан, учитываются в журнале установленного образца.
3.2.5.2. Запросы организаций - пользователей архивными документами, поступившие на имя руководителей администрации городского округа, и все связанные с их исполнением документы регистрируются и поступают на рассмотрение и исполнение в муниципальный архив.
В муниципальном архиве запросы организаций - пользователей архивными документами, поступившие согласно резолюции соответствующего руководителя администрации городского округа для рассмотрения и исполнения, учитываются в журнале установленного образца.
3.2.5.3. Запросы организаций - пользователей архивными документами, адресованные непосредственно в муниципальный архив и все связанные с их исполнением документы, передаются под расписку в муниципальный архив, где они регистрируются в течение 3-х дней с момента поступления.
Регистрационный номер является порядковым номером в пределах календарного года.
3.2.6. Запросы пользователей архивными документами, поступившие в виде электронного обращения на официальный сайт администрации городского округа по сети Интернет, принимаются работниками отдела информационно-аналитического и правового обеспечения, распечатываются и передаются под расписку в муниципальный архив.
3.2.7. Прием запросов непосредственно от пользователей архивными документами производится в муниципальном архиве.
Работник, ответственный за прием документов:
- принимает от заявителя письменный запрос, оформленный в произвольной или по установленной форме, указанной в приложении N 1 к Административному регламенту;
- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя либо полномочия представителя;
- проводит первичную проверку иных представленных документов, необходимых для исполнения запроса, на предмет соответствия их установленным настоящим Административным регламентом требованиям, удостоверяясь, что: документы в установленных законодательством случаях нотариально заверены; тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их местонахождения; фамилии, имена, отчества, адреса их мест жительства написаны полностью; документы не исполнены карандашом, документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание; не истек срок действия представленного документа;
- проводит первичную беседу - консультацию с получателем архивных документов;
- инструктирует о порядке заполнения заявления;
- заявление в день поступления регистрируется принявшим его работником. Датой принятия муниципальным архивом запроса к рассмотрению считается дата его регистрации.
3.2.8. При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям настоящего Административного регламента уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса об исполнении муниципальной функции, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению.
При отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении помогает заявителю заполнить заявление.
3.3. Принятие решения о начале административных процедур по исполнению запроса, приостановлении исполнения или об отказе в его исполнении.
3.3.1. После регистрации поступившие запросы пользователей архивными документами и все поступившие с ними документы, принимаются для их исполнения.
3.3.2. Работники муниципального архива осуществляют проверку представленных заявителем документов на предмет:
- полноты и достоверности сведений о заявителе;
- соответствия запрашиваемого документа цели, указанной в заявлении;
- соответствия запроса составу архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве.
По результатам рассмотрения документов и представленных заявителем сведений, работники муниципального архива определяют наличие либо отсутствие у заявителя права на получение запрашиваемой информации и принимают решение о начале административных процедур по исполнению поступившего запроса, приостановлении исполнения или отказе в его исполнении.
3.4. Анализ тематики поступивших запросов и подготовка информационного документа, являющегося результатом исполнения муниципальной функции по рассмотрению запросов пользователей архивными документами.
3.4.1. Работники муниципального архива, на исполнение к которым поступили запросы пользователей архивными документами:
- осуществляют анализ тематики поступивших запросов пользователей архивными документами;
- определяют степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения (наименование темы, хронология событий);
- с использованием существующих справочно-поисковых средств к архивным документам муниципального архива осуществляют адресный поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- по архивным документам, относящимся к предмету запроса, осуществляют подготовку документов, являющихся результатом исполнения запросов.
3.4.2.1. В случае если запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме или хронологии запрашиваемой информации, готовится письмо с указанием причин приостановления исполнения запроса и срока, в течение которого необходимые сведения должны быть предоставлены в муниципальный архив, а также указывается справочный телефон муниципального архива.
3.4.2.2. Запрос, не относящийся к составу архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в другой архив или организацию с уведомлением об этом пользователя, или пользователю направляется мотивированный отказ и даются соответствующие рекомендации.
3.4.2.3. При поступлении Интернет-обращения пользователя архивными документами, в течение 5 дней со дня регистрации запроса, заявителю на его почтовый адрес или адрес электронной почты направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению с указанием регистрационного номера, присвоенного ему в муниципальном архиве, или мотивированный отказ в исполнении.
3.4.3. Ответ на запрос пользователя архивными документами дается на государственном языке Российской Федерации.
3.4.4. Муниципальный архив изготавливает и выдает (направляет по почте) пользователю архивными документами не более 3 экземпляров каждого вида информационного документа, подготовленных по результатам исполнения его запроса.
3.4.5. При исполнении запросов социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивными документами архивной справки, аналогичной ранее выданной, работник муниципального архива проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в соответствующих архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
3.4.6. Информационные документы (архивные выписки, архивные копии, архивные справки, копии архивных документов, информационные письма), подготавливаемые муниципальным архивом по результатам исполнения запросов пользователей архивными документами, оформляются согласно порядку, определенному подразделом 5.9. раздела 5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.
3.5. Предоставление информации о ходе исполнения запроса пользователя архивными документами.
3.5.1. Справочную работу по исполнению запросов пользователей архивными документами ведут работники муниципального архива.
3.5.2. Справки по вопросам исполнения муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций предоставляются работником муниципального архива по телефону и при личном обращении.
3.5.3. Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о поступлении запроса в муниципальный архив;
- о регистрационном номере, присвоенном запросу;
- перечень документов, необходимых для принятия муниципальным архивом управленческого решения об осуществлении административных процедур по исполнению поступившего запроса;
- о начале административных процедур по исполнению запроса;
- о приостановлении исполнении запроса или об отказе в исполнении и причинах принятых решений;
- о продлении срока рассмотрения запроса и причинах принятого решения;
- о результатах рассмотрения запроса;
3.6. Выдача (при личном обращении пользователя архивными документами в муниципальный архив) или отправка пользователю архивными документами по почте документов, подготовленных по результатам исполнения его запроса.
3.6.1. В случае если запросы пользователей поступили непосредственно в муниципальный архив (по почте, на приеме), информационные документы (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, копия архивного документа) в случае личного обращения гражданина, представителя организации или их доверенных лиц в муниципальный архив, выдаются им при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, представителю организации - при предъявлении документов, подтверждающих его полномочия на получение документов.
3.6.2. Информационные документы (архивная справка, архивная копия, архивная выписка, копия архивного документа, информационное письмо) и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
3.7. Порядок и формы контроля за исполнением функции по исполнению запросов граждан и организаций.
3.7.1. Контроль за исполнением муниципальной функции заключается в проведении планового и оперативного контроля за деятельностью работников муниципального архива при осуществлении ими административных процедур, связанных с рассмотрением и исполнением запросов пользователей архивными документами.
3.7.2. Персональная ответственность закрепляется в соответствующих должностных инструкциях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.7.3. Контроль за исполнением муниципальной функции осуществляют:
- в соответствии с предоставленными полномочиями Архивная служба КБР;
- Управляющий делами администрации.
3.8. Порядок обжалования действий (бездействия) и принимаемых решений при исполнении муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций.
3.8.1. Обжалование действий (бездействия) и решений, принятых муниципальным архивом при исполнении запросов пользователей архивными документами, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.8.2. Должностные лица муниципального архива в случае неисполнения своих должностных обязанностей, совершения противоправных действий (бездействия) несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1 к Административному регламенту

                                                                  Заявление
                                        для предоставления архивной справки
                                                        главе администрации
                                               городского округа Прохладный
                                                            Ю.В. Пархоменко
                                               от _________________________
                                               ____________________________
                                               ___________________________,
                                                          Ф.И.О.
                                                проживающего(ей) по адресу:
                                               ____________________________
                                               ____________________________
                                                         телефон
                                 ЗАЯВЛЕНИЕ
    Прошу  выдать  мне  архивную  справку  о  подтверждении  моей  трудовой
деятельности в ____________________________________________________________
______________________________________________________________
(название организации, учреждения, структурного подразделения)
за период работы с ____________________ по _____________________
                                                             Число, подпись

                                                        Главе администрации
                                               городского округа Прохладный
                                                            Ю.В. Пархоменко
                                               от _________________________
                                               ____________________________
                                               ___________________________,
                                                          Ф.И.О.
                                                проживающего(ей) по адресу:
                                               ____________________________
                                               ____________________________
                                                         телефон
                                 ЗАЯВЛЕНИЕ
    Прошу  сделать  мне выборку заработной платы моей трудовой деятельности
в _________________________________________________________________________
        (название организации, учреждения, структурного подразделения)
за период работы с ____________________ по _____________________
                                                             Число, подпись

                                                                  Заявление
                                 для предоставления архивной копии, выписки
                                                        Главе администрации
                                               городского округа Прохладный
                                                             Ю.В.Пархоменко
                                               от _________________________
                                               ____________________________
                                               ___________________________,
                                                          Ф.И.О.
                                                проживающего(ей) по адресу:
                                               ____________________________
                                               ____________________________
                                                         телефон
                                 ЗАЯВЛЕНИЕ
    Прошу  выдать  мне  копию  постановления  главы  администрации за N ___
от _________________________.
    Для предъявления в (название организации, учреждения) _________________
________________________________________________
                                                             Число, подпись